Central telefonica virtual vs central física, ventajas y desventajas

Uno de los mejores canales de comunicación, en cualquier organización, es aquella que permite comunicar el mensaje de la manera más clara, eficiente y rápida posible. En este sentido, la telefonía es el medio favorito de muchas empresas.

Existen muchas posibilidades a la hora de comunicarse por medio de una llamada telefónica, tal es el caso de las centrales telefónicas, ¿cuáles son mejores, las centrales físicas o las virtuales? En este artículo abordamos las ventajas y desventajas de cada una de ellas.

La importancia de las centrales telefónicas

Sin duda la vía telefónica es uno de los medios de comunicación favoritos dentro de las empresas. Después del correo electrónico y del contacto en persona, el teléfono sigue ocupando un lugar de preferencia, y es que resulta ser muy efectivo a la hora de comunicarse, tanto de manera interna entre equipos, como con los clientes.

Y es que seguramente las centrales telefónicas, conocidas técnicamente como PBX (del inglés, Private Branch Exchange), son una de las principales soluciones de comunicación dentro de miles de organizaciones.

Las PBX tradicionales, o analógicas, han sido el canal de comunicación preferido por las empresas, y aunque es un sistema efectivo, hoy la transformación digital permite acceder a PBX virtuales, ofreciendo una serie de ventajas por sobre las líneas tradicionales. 

Pero ¿cuáles son las ventajas y desventajas de un sistema físico versus uno virtual? Continúa leyendo para saber más al respecto.

Central física

La PBX tradicional es conocida por estar confirmada por una gran caja con capacidad de múltiples conexiones alámbricas. Es una solución efectiva que tiene una serie de ventajas comunicacionales, pero también tiene algunas desventajas, principalmente relacionadas a su aspecto analógico.

Ventajas de una central física

• Permite que los clientes se comuniquen con la empresa. 
• Que cada colaborador tenga su anexo.
• Permite la comunicación interna entre colaboradores de forma directa.
• Configurar mensajes de bienvenida, música o menú de autoatención.

Desventajas de una central física

• Puede sufrir cortes o intermitencias al funcionar por medio de conexiones por cable. 
• Se puede trasmitir solo información por voz.
• Se puede mantener solo una comunicación a la vez.
• El costo de instalación y mantención suele ser alto.
• Los canales por los cuales funciona son limitados, principalmente un teléfono analógico.

Este tipo de soluciones sigue operativo, pero es cada vez menos utilizado, debido a la incorporación de tecnologías mucho más avanzadas.

Central virtual

Una central virtual, también conocidas como centralita virtual o PBX IP, permite que cada trabajador tenga su anexo personal (al igual que en una PBX tradicional), pero no necesariamente desde un teléfono analógico. Más bien, la comunicación se puede llevar a cabo desde su propio teléfono celular, desde su computador personal o cualquier dispositivo móvil.

Este tipo de centrales es posible gracias a la tecnología VoIP, la cual permite digitalizar la voz de una llamada telefónica y transformarla en forma de paquetes de datos. En otras palabras, la voz viaja por medio de internet, no por medio de conexiones de cables. 

Los cables físicos de conexión son reemplazados por una conexión a internet.

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Las centrales telefónicas virtuales tienen una serie de ventajas, principalmente relacionadas a la facilidad de conexión por medio de internet.

Ventajas de una central virtual

• Realizar llamadas telefónicas gratuitas entre colaboradores desde cualquier lugar con internet.
• Recibir numerosas llamadas de clientes.
• Permite tener varios canales de comunicación al exterior conocidas como troncales SIP.
• Permite configurar múltiples opciones, como los mensajes de bienvenida, música o menú de autoatención.

Desventajas de una central virtual

• Se requiere de una conexión a internet estable.
• Si se cae la conexión a internet, se interrumpen las llamadas.
• Puede generar resistencia al cambio por parte de algunos colaboradores, relacionado al nivel de madurez digital de la organización.

En definitiva, tanto una central telefónica física como una PBX virtual permiten configurar y habilitar diversos anexos, extensiones y troncales para comunicación mediante plataformas online y de manera totalmente remota.

Sin embargo, la diferencia más grande y relevante es que las centrales virtuales  permiten acceder a las extensiones desde cualquier lugar con internet, mediante dispositivos móviles. Esto cobra real importancia en tiempos donde el teletrabajo y las contrataciones y/o clientes de otras partes del mundo son una realidad para miles de organizaciones.