¿Que es Softphone y cómo funciona?

Los avances en telecomunicaciones han permitido que las empresas expandan sus límites geográficos, manteniendo una comunicación mucho más fluida con clientes, proveedores, trabajadores, entre otros, aunque se encuentren lejos. Esto ha sido posible gracias a la transformación digital y el teletrabajo, lo cual ha impulsado que las organizaciones exploren soluciones digitales más sofisticadas y eficientes, tal es el caso de la solución conocida como softphone.

El softphone es una solución derivada de telefonía IP con la cual las empresas de todas partes del mundo pueden mantener una comunicación clara sin necesidad de centrales telefónicas físicas. Qué es, para qué sirve y cómo funciona un sistema como softphone son las preguntas que responderemos en este artículo.

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La evolución de las PBX tradicionales

Los sistemas de comunicación telefónica han sido una gran solución para las empresas de distintos rubros, especialmente en cuanto a la comunicación con sus clientes.

Las PBX tradicionales, o analógicas, han sido por años el canal de comunicación preferido por cientos de organizaciones, el problema es que, aunque son un buen sistema, el avance tecnológico las está dejando un poco obsoletas.

Aunque muchas empresas confían en la tecnología de una PBX analógica, porque están acostumbradas a ellas y porque tradicionalmente han sido el principal canal de comunicación interna y externa, su uso es limitado.

• Al funcionar por medio de conexiones por cable, es susceptible a sufrir cortes o intermitencias.
• Se puede trasmitir solo información por voz.
• Permite enviar datos, pero de bajo peso, como por ejemplo un fax.
• Se puede mantener solo una comunicación a la vez.
• El costo de instalación y mantención puede llegar a ser alto.
• Los canales por los cuales funciona son limitados, principalmente un teléfono analógico.

Con la llegada de la pandemia en el año 2020 y el boom del teletrabajo, muchas empresas se dieron cuenta que no podían seguir dependiendo al 100% de los teléfonos convencionales, ya que la PBX tradicional que tenían en sus oficinas, con la típica caja llena de cables y conexiones físicas, no las podían trasladar hasta los hogares de cada trabajador. Es aquí donde el las PBX virtuales, o central telefónica IP, se presenta como una opción cada vez más necesaria.

Central virtual

Una central virtual, también conocidas como centralita virtual o PBX IP, permite que cada trabajador tenga su anexo personal, pero no necesariamente desde un teléfono tradicional, sino más bien desde su propio teléfono celular, desde su computador personal o cualquier dispositivo móvil.

Este sistema de líneas telefónicas IP o virtuales es posible gracias a la tecnología VoIP (voz sobre IP), la cual básicamente consiste en digitalizar la voz de una llamada telefónica y transformarla en forma de paquetes de datos los cuales se envían a través de internet o, más precisamente, mediante un protocolo IP. Es decir, los cables físicos de conexión son reemplazados por una conexión a internet.

Softphone: llamadas desde cualquier dispositivo móvil

Gracias a la tecnología VoIP que permite hacer llamadas telefónicas por medio de internet, podemos encontrar un sistema moderno, rápido y seguro, nos referimos a una solución que combina un software más un sistema de teléfono, conocido como softphone (nombre proveniente de los términos en inglés de “software” y “telephone“).

Softphone es un software que consiste básicamente en un programa que permite hacer llamadas por voz pero desde un computador, una tablet, un smartphone. Con esto los teléfonos tradicionales ya no son de primera necesidad en una empresa para comunicarse entre trabajadores y clientes.

El softphone permite hacer llamadas a otros dispositivos que tengan instalado un software para hacer llamadas o bien a un teléfono fijo (gracias a que se puede vincular a un número real). Por ejemplo se puede llamar desde un computador a una tablet, desde un celular móvil a una laptop o a un teléfono fijo.

En definitiva, los dispositivos móviles se transforman en un teléfono multimedia con capacidad de recibir llamadas  por voz, como los teléfonos tradicionales, y datos e imágenes, haciendo que la comunicación sea mucho más integral y completa.

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Empresas conectadas desde todas partes del mundo

Sin duda los avances en tecnología han sido de gran ayuda para miles de empresas alrededor del mundo, especialmente para mantener una buena comunicación tanto interna como externa con sus clientes y proveedores. En este sentido, un sistema de softphone SIP, o softphone VoIP, traslada las centrales telefónicas tradicionales a los dispositivos móviles de cada colaborador, sin perder la conectividad.

Algunas ventajas para una empresa

Contar con un software que permite hacer llamadas a través de dispositivos móviles ofrece una serie de ventajas, algunas de ellas son:

• Recibir o realizar  llamadas desde cualquier lugar del mundo, siempre y cuando se tenga conexión a internet.
• Mantener una modalidad de teletrabajo sin perder la comunicación.
• Expandir el negocio a otras partes del país o del mundo.
• Tener múltiples anexos sin cargos adicionales por mantención.
• Control total de las comunicaciones en una empresa
• Eliminar conexiones aparatosas con muchos cables.

Una solución como softphone permite extender los límites de una central telefónica, ofreciendo movilidad a los usuarios que trabajan con una PBX IP, liberándolos de estar cerca de su anexo físico, y trasladando todas las conexiones a la nube.